项目管理- 基本技能 | 开曼叔叔的技能树

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Apr 26, 2024 02:49 AM

什么是项目管理？

无论您在哪个领域工作，项目管理都可能发挥重要作用。从工程建设到营销软件开发，新项目都需要有效的项目管理。

但是项目管理实际上需要什么？经理和项目经理有什么区别？且涉及哪些技能？

在本课程中，您将学习项目管理的基本知识，包括什么是项目管理及项目经理所需要的的独特能力。您还将全面了解项目管理对项目团队和整个组织的影响。

什么是项目？

项目管理涉及项目的规划和执行。那么，接下来的第一个问题是：什么是项目？一个项目有以下几个核心部分组成。

项目由三个主要特征定义：

目标导向 - 首先，项目有一个明确的目标。它有一个特定的目标或结果，即项目是为了实现而设计的，例如创建新的产品功能、营销策略或在线课程。

时间性 - 第二，一个项目是有时间性质的。如果一个项目有一个定义的目标，那么它也有一个设定的开始和结束日期。结束日期通常由实现项目目标的截止日期决定。

独特性 - 最后，虽然一个项目是有时间性质的，但每个项目目标都是具体且独特的。一个项目指的不是现有、正在进行的业务。例如，检查电子邮件是例行的职责，而不是项目。

您可以进一步结合和简化这些特征组成以创建以下定义：一个项目是为创建特定产品、服务或结果而设计的一系列有限的任务或活动。

什么是项目管理，为什么我们需要它？

项目管理是启动、规划、执行、监控和结束项目的纪律。简单地说，项目管理是一个项目从头到尾的领导过程。

想象一下

考虑以下实际情况，以更具体地了解项目管理。

想象您的团队希望在月底之前创建一个新的电子书。为什么？您希望为订阅电子邮件列表的用户提供电子书作为免费下载资源。新电子书的创作是一个项目。它有一个明确的目标，定义开始和结束日期，并且它是独一无二的。现在，接下来会发生什么？

定义目标和愿景。有人需要告诉团队创建电子书愿景是什么，包括电子书的主题与内容，其外观和整体设计的感觉。这个人可能需要从营销团队收集数据，以了解哪些内容最能与现有的消费群体产生共鸣。

写作。有人需要写内容。这个人需要做研究调查，整理资源，创建一个大纲，并填写细节。

编辑（并重复编辑）。电子书内容可能需要经过几个阶段的编辑和修订。

设计。您还需要设计师们设计整体电子书并结合内容使它看起来在视觉上具有吸引力。

审查。最后，相关部门还需要检查质量，确定电子书是否合格并准备上线。

这些只是完成此项目中所需的众多任务中的几项。这份清单甚至没有提到所有涉及的沟通、协调、授权和日程安排等。如果在没有人监督的情况下可能会很难完成所有这些任务。

运营维持正常操作，策略提供目标方向，但项目管理是推动一切组织前进的引擎。

项目经理的职责

保持实际性

在上一章节的视频中提到项目经理的角色。但是项目经理实际上需要做什么呢？

项目经理需要扮演许多角色，经常充当沟通者、组织者、危机管理者等等。他们在带领和激励团队的同时也了解团队的具体能力和局限性。

简而言之，项目经理是团队中的核心成员。在本章节中，您将了解他们对完成项目过程中的重要性。

项目经理的超能力

项目经理提供问责和指导，并担任以下角色：

领导力 – 项目经理带领项目团队实现特定的项目目标。他们委派任务，提供指导，并作为一个项目的愿景的声音。

资源管理 - 项目经理协调人员、时间表、预算和任务。他们保护可用资源并平衡相互竞争的制约因素。

沟通 - 项目经理提供关键的沟通功能。他们可以与内部利益相关者或外部客户沟通和协商项目期望。他们促进项目团队内部的沟通，以鼓励更好的团队合作。

问题解决、风险缓解和变更管理 - 项目团队成员向项目经理提出项目完成成功遇到麻烦或威胁的第一个迹象。项目经理减轻风险，管理变更，并为团队消除障碍。

问责 - 项目经理对项目的成败负责。同时，他们还会负责所有幕后工作确保项目顺利进行。

项目管理的三个制约因素

项目经理必须在成本、时间和范围三个限制条件下完成项目目标。单击以下卡以了解有关每个约束的更多信息。

成本指分配给项目的财政资源。预算是多少？

时间是必须完成项目的持续时间。截止日期是什么？

范围涵盖项目可交付结果的广度和复杂性。项目中涉及哪些任务、特征或可交付结果？

便宜、高效、品质保证

任何项目的三个制约因素是成本、时间和范围。换句话说，项目经理必须平衡便宜、高效与品质保证之间。这些约束是相互连接的—对一个约束的更改将对其他两个约束产生推拉效应。

降低成本。如果客户希望降低项目的成本或预算，则可以通过增加项目所需的时间或缩小其范围来补偿项目。

减少时间。如果您减少了完成项目所分配的时间，那么您可能需要增加成本或缩小项目的范围以满足新的最后期限。

增加范围。如果增加项目的范围或添加更多可交付结果，则可能需要增加项目的时间或成本以考虑额外的工作量。

质量处于交叉点

在成本、时间和范围的交汇处是一个项目的质量。例如，增加团队完成项目所需的时间可能会提高最终产品的质量。降低项目的财务预算有降低项目质量的风险。您可以向内部利益相关者或外部客户解释此模型，以表达项目限制并找到三者之间的适当平衡。

你该做什么？

编写视频脚本。

与选定的项目团队成员举行启动会议。

创建营销计划

项目经理将选择应参与项目的人员，传达项目的目标，并相应地委派或协调任务。

提高团队效能的策略

项目背后的人

当你想到项目管理时，首先会想到什么？是时间表和预算吗？您是否考虑过待办事项列表、计划文档和委派任务？

对于许多人来说，我们认为成功按时、按预算和在范围内交付项目所涉及的过程。

然而，我们有时会忘记让流程发挥作用的人。每个项目都有一个指定的团队，他们服务于一个项目的前线，执行其任务并向前推进。没有项目小组，就不会有项目产出或可交付成果。

项目经理依靠项目团队的支持来成功地执行项目。

人员是成功项目的动力。虽然项目经理需要硬技能来创建时间表、跟踪指标和管理风险，但有效的项目经理也需要磨练软技能来支持、领导和激励项目团队。在本课中，您将学习七种策略来增强项目团队中的能力，进而提高团队的效率。

提高团队效能的7项策略

项目经理需要选择合适的团队，提供明确的方向，激励和鼓励团队，消除障碍，促进有效沟通，创建团队问责，管理团队资源。

选择合适的人

仔细评估项目的目镖、可交付结果和任务细分，并在考虑从人才库中选择谁时考虑以下问题：

最需要哪些技能？

谁的优势、技能和独特的专业领域最符合项目要求？

每个团队成员的弱点是什么？

团队成员的利益何在？

最后，团队成员的时间和个人的“带宽”如何？

仔细考虑您的选项，并选择技能、专业知识和兴趣最符合特定项目目标的人员。

传达愿景

开始会议和小组讨论，回顾项目的愿景和更大的使命。经常交流为什么一项任务很重要，以及它如何影响项目的成功。帮助您的团队了解项目的影响以及它如何与公司更大的目标保持一致。通过让您的团队与更大的项目愿景以及他们的角色如何为该愿景做出有意义的贡献保持联系来激励您的团队。

将团队纳入重要讨论

让您的团队参与有关项目的规划、执行和监控的重要讨论。理想情况下，您选择项目团队的依据是他们独特的优势、技能和有助于项目的专业领域。依靠他们的专业知识。询问他们对关键决策的意见。每个团队成员为对话带来独特的视角，并结合他们的观点可导致更高的参与度、更大的团队参与度和更明智的项目决策。

创建沟通计划书

项目往往很复杂。详细信息可能会丢失 - 消息可能会失真 - 可能会出现问题。这就是为什么促进与项目团队的定期、有效沟通非常重要的原因。无论是设置每周团队跟进会议、电子邮件查询，还是每两周一对一会议，创建清晰、开放和一致的沟通渠道都很重要。定期检查会鼓励您的团队在出现问题时进行沟通，在需要时寻求帮助，并尽早解决问题。

建立责任制

始终将特定项目任务的责任分配给单个团队成员。如果两个人需要一起处理一项任务，请指派一名最终负责完成该任务的任务负责人。这将避免围绕任务所有权的任何混淆或歧义。通过可视图表、图形、时间表或辅助工具来创建有关团队角色和职责的可见性。

停止任何无效的工作

项目经理通常专注于委派和监测任务。然而，另一个最大限度地提高效率的有效战略是消除不必要的任务。提问并跟踪每个团队成员为您的项目或其他项目所做的工作。确定优先级较低或不太紧急的任务，并将其推迟或从团队成员的工作中删除。帮助您的团队专注于高优先级任务，并使他们摆脱不必要的工作。

映射里程碑

完成项目的关键里程碑是什么？将项目的目标和最后期限分成几个主要里程碑。为每个里程碑和每个里程碑中的任务组设置最后期限，以创建紧迫性并激励您的团队。里程碑还将帮助您准确监控项目的问题或可能的延迟。

赞赏团队的努力

赞扬团队成员在早期沟通和集思广益解决方案方面的作用。表扬另一个团队成员，在他的工艺努力下达到令人难以置信的质量。庆祝您的团队达到某一项目关键里程碑或最后期限。你甚至可以在每一周会议结束时赞扬团队的付出。请每位团队成员向另一位团队成员致敬，以表彰他的出色工作，并确保也自我赞扬！

您会怎么做

您正在领导一个具有大量依赖性的项目。在一些实例中，需要完成初始任务才能启动其他任务。您担心项目的最后期限以及由于这些依赖关系而可能出现的延迟。

您会怎么做？

在确定事件顺序时，首先确定高依赖性任务的优先级。

为初始任务设定明确的截止日期，并向负责的团队成员解释为什么这些截止日期很重要。

在项目早期阶段安排更多的跟进会议，以密切监测这些关键任务的进展和障碍。

总结

强大的团队合作和协作对于项目管理过程的每个阶段都是必不可少的。您的项目团队是您最好的资源和盟友。这就是为什么选择合适的人员、利用每个团队成员在项目讨论中的独特专业知识，以及通过项目的愿景、里程碑和最后期限以及沟通计划来增强您的团队能力非常重要的原因。此外，还要尽力保护团队的时间、精力和士气，将不必要的任务从他们的任务中删除，并为他们的成就提供充分的认可和鼓励。总之，照顾好你的团队，你的团队会照顾好这个项目。

追踪你的团队。

跟踪团队在项目上的时间，并使用数据帮助您更准确地预测下一个项目时间表。只要确保与团队成员沟通，时间跟踪的目的是为了更好地估算时间 - 而不是仔细检查他们的工作速度！

项目管理的四个阶段

启动一个新项目可能会让人感到不知所措。实际上，您可能需要定义和监督数十个甚至数百个任务。即使项目的目标对您来说是明确的，实现这些目标的途径可能显得模糊不清。

那么，你该怎么开始的呢？如何解开竞争的优先级、时间表和资源的混乱网络，为项目团队创造秩序、可预见性和方向？

幸运的是，有一条规范的道路可以走。在本课中，您将学习项目管理的四个阶段，以及帮助您从一个阶段转到下一个阶段的步骤。这四个阶段使得从项目开始到交付都可以轻松浏览项目。

实施四个阶段

项目的规模和范围各不相同。项目管理的每个阶段的要求也可根据项目的规模和范围而扩大。在以下几节中，您将学习实施项目管理每个阶段的步骤。请记住，对于较小的项目，您可能不需要使用列出的每个操作项。

再次强调，项目管理的四个阶段是启动、规划、执行和监测以及收尾。不要跳过或重新安排阶段。每个阶段都为项目和您的团队发挥特定的功能。

启动

概览

启动阶段的主要重点是从执行管理层获得项目的批准。管理层往往根据可行性和价值这两个决定因素作出决定。项目可行吗？项目在财务上还是战略上盈利？
启动阶段的潜在措施项：

规划

概览

规划可能是项目管理中最重要的阶段。这是您将项目目标分解为更小的、可操作的任务的时候。您需要确定谁应该参与项目，需要发生什么，以什么顺序，以及截止日期是什么。这个阶段还包括规划意外情况—识别潜在的项目风险以及如何应对它们。

执行和监督

概览

在执行和监督阶段，项目计划付诸实施：活动开始。项目团队成员执行分配的任务。项目经理监视团队的进度，并在出现问题时努力解决问题。

收尾

概览

当您达到项目目标并将项目交付给目标客户、用户或执行管理人员时，就意味着项目的尾声。虽然此阶段标志着项目的结束，但项目经理在继续之前需要执行几个最后步骤。

总结

项目管理的四个阶段构成一个项目生命周期。项目在启动阶段开始，在项目完成时收尾。启动涉及通过证明项目的合理性和证明其可行性来获得项目批准。规划包含了项目经理的大部分工作。您将为项目团队分配角色和职责，并绘制成功按时按预算完成项目所需的每一步。执行和监视阶段是指您的团队开始工作，并确保项目顺利进行。最后，项目的完成标志着产品生命周期的结束。项目交付，团队评估整个过程。

为成功做好准备。在项目规划阶段分配更多时间，以节省时间，防止在执行和监控阶段出现头痛。您对项目细节、优先级和风险的清晰程度越高，您就越能抵御意外和挫折。

如何创建项目计划

为什么你需要一个计划

错过了最后期限、隐藏的成本和未满足的期望 - 这些只是项目经理面临的众多威胁中的几个。

对项目有一个好主意很容易，但是要执行它要困难得多。项目容易出现混乱，要协调的人员、日程安排、任务和资源阵列都能让任何项目经理的头脑旋转。

那么，什么是项目经理的最佳防御措施？坚实的项目计划。

在本课中，您将了解项目计划是什么，以及构成项目计划的五个主要部分。您还将学习四个步骤的过程和提示，以使项目计划尽可能准确和有效。

什么是项目计划？

项目计划是一个正式的批准文档，详细说明了如何执行和控制项目。它将分解项目中涉及的任务和活动，并指定谁将完成它们，按什么顺序，以及何时完成。项目计划定义了项目成功完成的要求，并描述了使项目保持正常运行的策略。

以下是项目计划为团队、执行管理层和客户回答的问题：

我们的目标是什么？

项目的可交付结果和期望是什么？

我们如何完成这个项目？

谁负责什么？

任务何时到期？项目何时结束？

我们的预算是多少？

我们如何处理问题？

我们如何处理项目变更？

好的，更好的，最好的

一个好的项目计划为您的团队提供了方向和重要的上下文。它创造了对责任、目标和期限的共同理解。一个伟大的项目计划设定了现实的期望。它澄清了项目产出，估计了项目费用和资源。最后，最好的项目计划是前瞻性的。它们在问题发生之前进行预测，并就如何处理这些问题提供指导。它们制定了沟通和接收反馈的计划。

项目计划的5个主要部分

五个主要部分构成了一个典型的项目计划。根据项目的团队、管理风格和范围，某些项目计划可能会详细介绍。不过，这五个部分将为您提供坚实的基础。

项目概述

第一节是项目的总体概述。它包括对项目和任何相关背景的简要说明，例如有关项目的背景信息、项目为何启动、过去的举措、市场机会或关于项目运作环境的其他背景信息。

项目目标和可交付结果

在项目概述之后，下一步就是描述项目目标和可交付结果。目标应使团队成员了解客户的标靶期望以及项目成功完成的定义。可交付结果是项目的任何有形产品或输出，如博客文章、产品功能或视频。使项目目标和可交付结果尽可能具体和可衡量。

实施和时间计划

本节将创建项目计划的大部分内容。它包括完成项目的过程、策略或工作流。项目计划的实施和计划部分应包括以下内容：

所需资源

确定完成项目所需的资源 - 包括时间、人员、预算、设备或技术。你需要哪些人的支持？你的最后期限和预算是多少？您将如何在项目及其各个阶段分配资源？描述您将在何处以及如何获取和分发必要的项目资源。

风险管理和沟通

本节采用前瞻性方法处理项目的问题和更改。您可以将此部分分为两个子类别：

成功的项目计划有何区别？

项目计划失败时，目标和任务是不清晰的、责任制模糊、团队约束或项目风险没有合并。项目计划需要具体、深入研究和前瞻性。这是值得额外的时间和精力，使您的项目计划尽可能准确和有效。否则，项目计划中的问题只会在项目的执行中显现出来，且可能会阻止您实现目标。

制定项目计划的4个步骤

按照这四个步骤制定更明智的项目计划。

收集和研究信息

审查有效项目计划的五个部分：项目概览、目标和可交付结果、实施和计划、资源需求以及风险管理和沟通。你需要哪些信息，以及你应该咨询谁，有信心和准确地填写每一节的细节？

创建初始项目计划

在您收集了必要的信息并采访了合适的人员之后，就该创建初始项目计划了。再次关注一个有效的项目计划的五个部分。具体性。将项目的每个里程碑分解为可操作的任务。分解任务，直到无法获得任何更具体的任务。走过计划的每一步，寻找可能威胁计划成功的差距或风险。专注于创建初始计划的可操作性、结果导向和详细的计划。

收集团队反馈

项目计划主要针对您的项目团队。他们将遵循并执行您的计划，因此在完成计划之前收集反馈是一个明智的想法。您的团队是否发现任何问题？是否与您的团队成员的其他优先事项存在调度冲突？有没有已知的假期或假期计划，你需要考虑的？在每个团队成员的视角和专业领域中，您是否缺少任何内容？提示您的团队提出具体问题，以收集更有意义的反馈。

确定计划

最后一步是审核您的团队反馈，进行任何必要的更改，并正式确定您的项目计划。再次审查您的计划，以确保它是有意义的，捕获所有必要的详细信息。寻求客户或执行管理层的正式批准或签署您的项目计划。

总结

总之，制定项目计划的四个步骤是研究和收集信息，创建初始项目计划，收集团队反馈，并确定计划。

变革计划

无论你投入了多少研究和精力来制定一个完整的项目计划，事物还是会有变化的。变化往往是不可避免的。项目范围、预算和时间表可能会发生变化。也可能会出现意外问题 - 这就是Ok的。不要将项目计划作为静态文档进行处理。相反，把一个项目计划看成是一个动态的东西。在考虑新信息、问题和更新时调整项目计划。将原始项目计划视为基准，并在做出任何重大决策之前参考它。向您的团队、客户和相关利益相关者传达任何更改。专注于取得最佳结果，而不是保持项目计划完整。

你会怎么做

一位关键团队成员在项目执行的关键时间范围内请病假。你该怎么办？

监控项目更改。确定落后的任务，但在其他情况下继续专注于使团队中的其他成员与原始计划保持一致。

立即召集小组会议。向您的团队传达调度风险，并寻求团队成员的帮助一起共同完成落后的任务。

对的！在对项目做出任何重要决定之前，请参考您的项目计划。您需要查看分配给生病的团队成员的任务和最后期限，以了解延迟会如何影响项目的其余部分。他的缺席可能会或可能不会对项目的其余部分产生重大影响。在你审阅项目时间表之前，你肯定不会知道；从那里，您可以对计划进行任何必要的更改。

总结

项目计划传达团队如何执行项目。首先项目的概述是什么，为什么它很重要，然后定义项目成功，包括项目目标和可交付结果。然后，它概述了定义实施项目所涉及的任务、步骤和里程碑的操作方法部分，以及明确任务所有权、顺序和最后期限的时间表。项目计划继续提供所需资源。它涵盖完成项目所需的预算、人员、时间和技术。它以管理风险和在整个项目执行过程中有效沟通的计划作为结尾。在制定项目计划时，您应始终进行初步研究，采访客户或主要利益相关者，并收集团队的反馈。这些额外的步骤将帮助您掌握必要的知识，使计划更加准确、明智和有效。

在审查你的项目计划时，总是问自己和你的团队：还缺少什么？是否有未定义的可交付结果？完成项目的计划或任务是否存在差距？还有哪些可用资源？还有那些风险需要考虑？

如何编写业务案例

什么是业务案例？

项目管理围绕着项目的规划、执行和监测。但项目需要资源，包括时间、人才和金钱。

那么，执行管理层在考虑项目时要权衡的最初问题是：企业应该承担哪些项目？公司可以承诺和维持哪些项目？哪些项目应优先于其他项目？

业务案例是帮助执行管理层回答这些问题的文档。它证明了项目的必要性，并权衡了项目的潜在成本和收益。

业务案例很重要，因为它确定项目是否获得批准，并确保每个项目都是对公司资源的明智利用。在本课中，您将学习业务案例包含的所有内容以及有效编写一个案例的七个步骤。

一个业务案例证明一个项目的价值并证明它的承诺是合理的。它清楚地阐明了项目如何满足业务需求。

创建有利的业务案例

业务案例是在项目启动或建议书阶段的早期开发的。它回答了有关项目目的的基本问题，包括：

为什么需要这个项目？

为什么要采用这个项目而不是替代方案？为什么现在需要？

项目预期收益和成本是多少？

涉及哪些风险？

项目的可交付结果如何有助于实现公司更大的目标？

在批准项目之前，管理层必须了解并严格评估这些问题的答案。如果您无法阐明项目解决的问题，则可能不需要该项目。业务案例薄弱的项目有可能将宝贵的资源浪费在无法推进公司目标或无法盈利的工作上。

编写有效业务案例的7个步骤

有效业务案例有七个主要部分。单击下面的卡片，了解如何编写每一节。

第 1 步：从执行摘要开始

执行摘要是业务案例的第一部分，它提供了项目的重点摘要。执行摘要应简明扼要，同时还要概述业务案例中的所有内容。它应包括业务问题、建议的解决方案、关键好处、成本和时间表。

第 2 步：编写问题陈述

问题陈述定义项目将解决的问题或它将解决的机遇。这种说法不需要冗长或过于复杂。几句话或一小段话往往足以传达问题。

第 3 步：提供可解决方案

为执行管理层提供解决问题陈述中概述的问题的所有潜在选项。研究和描述其他选项是什么，以及每个选项的优缺点。提供行政管理选项将解决他们可能遇到的潜在问题，并允许他们考虑建议的项目是否真的是解决问题的最佳解决方案。

第 4 步：推荐您的项目并说明其好处

推荐您提出的项目作为最佳解决方案。用清晰简单的术语描述项目，然后说明其好处。预期的结果是什么？与其他选项相比，这个项目有哪些优势？这一节是您分享项目价值并说服管理层相信这是值得进行的项目的机会。使用项目效益的定量和定性描述。

第 5 步：识别风险

风险是可能阻止您在规定范围内完成项目的潜在威胁或挫折。哪些障碍可能阻碍项目的完成或成功？您正在做出的假设可能会改变项目的结果，如果不正确会怎样？哪些因素可以延长项目的最后期限？确定风险后，您需要详细说明如何解决这些风险。

第 6 步：成本估计和时间表

估计一个项目将花费的时间以及总成本。将时间和成本估计分解为较小的部分，以帮助执行管理层了解您将如何在项目中分配资源的比例。您的估计不需要完全准确，但尽您所能做到最接近准确的可能性。

第 7 步：制定初步项目计划

初步的项目计划将使管理层对项目涉及的内容有一个大致的了解。在此过程中，您不需要详细说明完成此项目所涉及的所有最后任务。但您应该能够识别以下内容：

关键项目里程碑：完成此项目需要哪些关键步骤、阶段或里程碑？这些里程碑需要发生的顺序是什么？

项目范围：项目范围概述了项目的主要可交付结果、特征或任务。项目可交付结果中包含或不包含什么内容？

资源：需要哪些内部或外部资源来支持此项目？考虑一下项目团队需要谁，以及他们需要多少小时、几天、几周或几个月的时间。

总结

在您的业务案例中包括所有七个部分，以全面概述项目的目的，并允许执行管理层快速权衡项目成本与收益之间的关系。

关于样式和语言的注解

撰写业务案例时，请保持句子简短，避免使用华丽的语言。使用子标题、列表或其他可视断点来划分文本的长段落。你的语气应该有紧迫感，但要避免夸张。虽然业务案例通常是书面文档，但您也可以考虑使用幻灯片、视频或其他介质来呈现业务案例，具体取决于项目的规模和可用的资源。

你该怎么做？

您正在为一个新项目开发一个业务案例。以下哪一种选项是向管理人员介绍您的案例的最佳策略？

创建概念证明。开发样本或测试项目，以证明其对高级管理的有效性。

根据高级管理的独特利益和喜好量身定制项目。

正确！每个项目都应该为企业解决问题或利用机遇。您的商业案例应明确指出问题或机遇，提出备选选项，并解释为什么您的项目是最佳选项。它还应详细说明项目成功完成的定性和定量效益。

业务案例核对清单

确定业务需求并解释为什么该项目能最好地解决它。

业务案例有助于证明项目的合理性。执行管理是指项目的业务案例，以确定是否应批准项目或确定项目的优先级。一个业务案例还阐明了一个项目的目的以及它如何有助于实现公司更大的目标。

回顾此核对表以帮助您开发下一个业务案例：

从执行摘要开始。概述项目及其解决的业务问题。

编写问题陈述。简要描述项目将解决的业务问题或它将解决的机会。

提供可解决方案。解决问题的替代选项或解决方案列表。

说明您建议的项目及其好处。清楚地描述您建议的项目以及该项目的好处或优势。

确定风险和假设。可能妨碍项目成功的风险概要，以及管理风险的行动计划。

成本预估和时间表。项目费用预估以及完成项目所需的时间。

制定初步项目计划。概述项目的关键里程碑、工作流程、范围和所需资源。

将其用作参考。在项目获得批准后，业务案例还是非常重要的。例如，在对项目进行更改时，请重新参考业务案例。记录任何商定更改并更新业务案例。

或者，您可以使用业务案例来反对与项目最初目的不一致的更改。

结束项目

它比你想象的更重要

官宣：您的项目完成了。工作结束了。经过长时间的精心策划、严谨监控、创意性的解决问题，是时候庆祝了，对吧？

不完全是。项目的结束并不意味着它的完结。要永久完结项目，还必须采取一些关键步骤以确保万无一失。

虽然完结项目似乎不像规划、执行甚至监控项目那样重要，但它比你想象的更重要。如果无法有效地完结某个项目，可能会损害您与利益相关者的关系，甚至会影响最后的付款或合同纠纷。

在本课中，您将了解如何有效的开始结项，以及完结项目的五个步骤。使用本节课程最后提供的核对清单，确保您可以顺利的完结项目。

完结项目的条件

项目完结发生在所有项目工作完成后—目标实现，协议履行，最终用户接受项目为完成。

项目的完结必须满足以下条件：

实现所有项目目标，达到可交付标准。

所有项目进程都执行完毕。

项目团队和管理层确认项目完结。

客户验收项目。

然而，完结项目不仅仅涉及到项目的交付。项目经理必须执行以下步骤，以确保项目的顺利交接，达到协议标准，满足业务需求。

有效的完结项目的五个步骤

成果验收

在获得客户的最终验收之后，您的工作才算真正完成。客户必须正式验收项目、认可项目完结，并签署验收报告。保留验收项目的所有记录证明。

文件存档

您在项目的启动、规划、执行和监控阶段会使用什么文档。请认真组织和归档所有项目文件，确保其易于访问和再次查找。

完结财务报告和合同

确保与项目团队、内外部供应商的所有合同约定内容履行完毕，结算供应商未付款项。并完成所有的财务流程或报告。

经验总结

召集项目团队进行验收会议，并汲取项目中的经验教训。向您的团队成员收集以下信息：

什么可行？

什么不可行？

如何改进项目？

资源释放

项目完结的最后一步是释放项目的资源。这意味着您需要正式解散项目团队，以便重新分配给其他项目，确保其他业务的正常运营。所有的设备工具也应退还给各自的部门。

总结

要成功的完结项目，必须履行以下五个步骤。包括：成果验收、文件存档、完结财务报告和合同、经验总结和资源释放。

项目交接及维护

在项目后期如果产生其他服务或衍生品，需要运营团队提供额外的售后维护。在这种前提下，项目经理需要确保项目的完结，提供项目执行手册或培训资料，落实与运营团队的交接，完成项目的权限转让。

宣布项目的完结

正式向您的内部团队、利益相关部门及客户宣布项目完结，通知管理层，以便启动其他项目，同时重新整合人员和其他资源。可借此公告表彰项目团队，分享经验教训，阐述项目的完结为公司贡献更积极的目标和愿景。

检查您的理解

参与以下测验，评估您对项目完结的理解。

问题 1 of 3

完成项目和项目完结有什么区别？

没有区别 - 项目完成后，您的工作就完成了。

完成项目意味着您的团队认可项目目标并交付。项目完结意味着您的团队和客户正式同意项目目标和可交付结果已经实现。

正确 | 正确

两个关系密切，但不是同一回事。完成项目或工作并不意味着一个项目就结束了。在您和客户同意项目完成后，需要继续完结项目。所需的五个步骤包括成果验收、文件存档、完结财务报告和合同、经验总结和资源释放。

问题 2 of 3

释放资源意味着什么？

关闭合同并作出最后付款。

以上全部。

释放资源包括释放不再需要的人员、设备和工具。

问题 3 of 3

想象您的团队已经完成了一个项目，您认为该项目已经达到可交付标准。但交付时，客户需要您做一些小修改。您可以在此时进行项目完结吗？

是的。尽管进行了较小的项目修订，您仍可以完结项目。

不可以。在开始项目完结之前，各方受益人都必须验收项目。

正确 | 正确

在您和客户同意项目完成后，您不能开始项目完结的过程。您不能在客户正式验收接受之前完结项目。项目的完结必须获得客户的批准。

核对完结清单

项目完结是项目管理过程中必不可少的一步。您要确保项目的有始有终，对于项目目标和可交付标准负责。因此完结项目请核对以下完结清单，确保您的工作万无一失。

完成项目目标、可交付和验收标准

获得客户对于项目的书面签收

完成项目交接和所有权转让

解散团队，完结供应商项目

完结财务项目 - 确保完成所有的收入与支出，并完成财务报告

归档所有的项目文档和资源库

招开项目验收会议，汲取经验教训

项目成员获释并重新分配

归还借来的设备或工具

庆祝！

当您完结一个项目时，不要忘记认可您的项目团队，并给予奖励。表彰团队是激励团队士气的重要手段。

总结

关键要点

项目经理参与项目的每一个步骤 - 从开发到执行，再到结束。无论您与项目经理一起工作，还是担任这个角色，您都已经知道项目管理对团队的成功至关重要。

记住这些关键要点：

项目管理是启动、规划、执行、监控和结束项目的纪律。简单地说，它是一个从头到尾的项目。

项目经理扮演许多角色。他们在领导和激励的同时也对团队的能力和局限性保持现实。他们还依靠团队的支持来完成项目。

项目管理可分为四个阶段。这些阶段是启动、规划、执行和监控以及收尾。项目经理还创建项目计划和业务案例，以组织和简化其团队的工作。

结束是进程中的重要部分。了解如何很好地完结项目将有助于您与利益相关者保持重要的关系并保持团队的积极性。